Toda empresa necesita manejar la información que genera de una manera óptima, y garantizar al mismo tiempo que todos los interesados tengan un fácil acceso a la misma.
No obstante, en algunas circunstancias, se hace complicado identificar, consultar y compartir la información por distintos motivos, bien sea porque la empresa genera muchos documentos o porque son en una gran variedad de formatos.
En este caso, lo más apropiado es implementar un repositorio digital, que ayude a la empresa a optimizar este proceso y a brindar una solución apropiada a la disposición de la información generada.
¿Qué es un repositorio digital y para qué sirve?
Los repositorios digitales funcionan como un depósito para los documentos generales. En pocas palabras, un repositorio digital es un archivo donde se pueden almacenar los recursos digitales generados, y que luego cualquier interesado los pueda consultar a través de internet.
En cuanto al tipo de archivo que se puede almacenar en un repositorio digital están los documentos en pdf o en otros formatos, así como otra variedad de archivos como fotos, imágenes, videos, animaciones, etc.
De manera que se convierte en una solución ideal para mantener la información centralizada y estandarizada. Por lo tanto, la institución o empresa que lo implemente, puede organizar y difundir la información de una forma más sencilla.
Aunque por lo general, las universidades e instituciones educativas son las que suelen implementar repositorios para preservar su producción académica y científica, cada vez son más las empresas y organizaciones que están optando por esta solución para almacenar y gestionar toda su producción documental.
Por lo tanto, un repositorio digital sirve para garantizar la preservación, consulta y visibilidad de toda la información generada por una empresa accediendo fácilmente a través de internet.
Ventajas de los repositorios digitales
Una empresa que cuenta con un repositorio digital puede obtener muchos beneficios. No solo porque más personas van a poder acceder a la información valiosa que tienen almacenada, sino también porque genera un beneficio intelectual a la sociedad en su conjunto.
Entre las ventajas de desarrollar e implementar un repositorio digital están las siguientes:
- Permite que la gente pueda acceder a la información
- El contenido generado por la institución u organización se preserva a largo plazo
- Es más sencillo organizar y clasificar la información
- Se puede usar como una herramienta para el intercambio de información
- Permiten la integración con otro software
- La información y datos estarán siempre seguros porque están almacenados digitalmente
- Le brinda prestigio y reconocimiento a la organización en su campo de trabajo
- Permite almacenar de manera organizada toda la información que genera una institución
- Facilita las búsquedas de información por parte de los usuarios.
¿Cómo desarrollar un repositorio digital?
Para poder tener una biblioteca digital en una organización, es necesario contar una planificación y el apoyo de expertos.
La mayoría de las empresas optan por un software libre como DSpace, ya que tiene más opciones de adaptabilidad y menos costos.
El siguiente paso es el de implementación, donde la empresa debe planificar las tareas en un calendario de desarrollo del proyecto. Posterior a eso, es necesario hacer un sistema de evaluación del repositorio, y así determinar si cumple con las expectativas.
Por último, es necesario garantizar la preservación y seguridad del repositorio, al garantizar los objetivos básicos que los datos no se dañarán y que los usuarios puedan acceder a los datos.
Sin embargo, desarrollar un repositorio digital requiere de una serie de pasos como instalación, configuración, desarrollo de funcionalidades específicas, pruebas y más.
Es por esto que desarrollar e implementar un repositorio es un reto tecnológico, y solo puede hacerse con la ayuda de profesionales en el tema.
