La tecnología avanza y cada vez hay una mayor cantidad de herramientas para la gestión de empresas. La digitalización de facturas es una de las cosas más básicas que debes hacer y esto te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Además, es un paso en la transformación digital de tu empresa y puede implementarse de una forma sencilla.
Si estás interesado en implementarlo, es importante que sepas cómo hacerlo y cuáles son sus ventajas. Durante este artículo, estaremos hablando justamente sobre esto. Te diremos todo lo que necesitas saber sobre la digitalización de facturas.
Beneficios de la digitalización de facturas
En un mundo cada vez más digitalizado, es crucial que las empresas mantengan el ritmo de la tecnología para seguir siendo competitivas. Una de las formas en que las empresas pueden modernizarse es digitalizando sus facturas. A continuación, se explorará por qué es importante digitalizar las facturas de la empresa.
Mayor eficiencia en la gestión de facturas
Digitalizar las facturas permite que las empresas gestionen sus facturas de manera mucho más eficiente. En lugar de tener que clasificar y archivar facturas en papel, la digitalización permite que las facturas se guarden en línea y se puedan acceder con un solo clic. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para buscar facturas específicas.
Reducción de errores y retrasos
La digitalización permite que los datos se ingresen automáticamente en los sistemas contables, lo que reduce la posibilidad de errores humanos en la introducción de datos. Además, los flujos de trabajo digitales permiten que las facturas se procesen y aprueben en línea, lo que reduce el tiempo que se tarda en procesar una factura y, por lo tanto, reduce la posibilidad de retrasos.
Reducción de costos
La digitalización de facturas también puede reducir significativamente los costos de procesamiento de facturas para las empresas. La eliminación del procesamiento manual de facturas en papel reduce los costos de papel, tinta, impresoras y almacenamiento. Además, la digitalización puede permitir que las facturas se procesen y aprueben de manera más eficiente, lo que reduce los costos asociados con el tiempo de los empleados dedicado a la gestión de facturas.
Cumplimiento normativo
Digitalizar las facturas de la empresa también puede ayudar a las empresas a cumplir con los requisitos normativos. Las regulaciones gubernamentales exigen que las empresas guarden cierta información de facturación durante un período de tiempo determinado. La digitalización permite que las empresas guarden esta información de manera más eficiente y precisa, lo que ayuda a cumplir con los requisitos normativos.
Accesibilidad y seguridad
La digitalización de facturas también mejora la accesibilidad y seguridad de los datos. Las facturas digitales se pueden acceder desde cualquier lugar con una conexión a Internet, lo que facilita el acceso y la gestión de las facturas. Además, la digitalización permite el cifrado y la protección de datos para garantizar la seguridad de la información financiera de la empresa.
¿Qué necesitas para la digitalización de facturas?
Digitalizar una factura es mucho más sencillo de lo que crees y puedes hacerlo incluso sin tener demasiados conocimientos del tema. A continuación, te contamos cuáles son los pasos básicos para la digitalización de facturas.
Básicamente lo que necesitas es escanear la factura con tus dispositivos móvil o directamente con un escáner. Una vez que ya tengas la factura escaneada, debes almacenarla en un lugar seguro. Lo ideal es recurrir a softwares de gestión como lo son los CRM y los ERP.
Al guardar tu factura escaneada, esta estará disponible para visualizarla cuando la necesites. Con el tiempo que te ahorras al gestionar tus facturas mediante un software especializado, puedes dedicarlo a otras actividades.