Con la crisis sanitaria provocada por el Covid-19, el teletrabajo se ha convertido en uno de los aliados clave en el entorno laboral. También en IbaiScanbit, donde hemos podido constatar como las soluciones digitales de Metaposta nos han permitido una transición rápida y fluida al trabajo en remoto al facilitar toda la gestión de personas (comunicaciones, autorizaciones de desplazamiento, etc.) del departamento de Recursos Humanos.

La crisis del coronavirus está cambiando muchas cosas, entre ellas la manera en la que se percibe el teletrabajo. En estos momentos, muchas actividades se mantienen gracias a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías para el trabajo a distancia. Pero, ¿están las empresas preparadas para esta modalidad de organización de las tareas? Los datos nos dicen que no, ya que, aunque alrededor del 20% de los trabajadores podría trabajar desde casa, en España apenas un 7,9% se conecta a distancia para desempeñar su trabajo, según un reciente informe de Adecco.

En IbaiScanbit, gracias a la apuesta decidida por la digitalización, en 24 horas estábamos preparados para seguir trabajando a distancia tras el anuncio del Gobierno de paralización de actividades.

Manteniendo la actividad habitual

“Hemos podido mantener nuestra actividad y el calendario habitual del departamento de Recursos Humanos y además absorber las nuevas necesidades de estas circunstancias inesperadas, que implican más burocracia, pero gracias a las herramientas de Metaposta las hemos solventado de forma muy airosa”, explica Óscar Díaz de Otazu, Director de Recursos Humanos. “En 24 horas cerca de 50 personas de la organización ya estaban en disposición de hacer teletrabajo”, enfatiza.

En concreto, en IbaiScanbit la digitalización nos ha facilitado la realización de toda una serie de procedimientos derivados de los efectos del Covid-19: los certificados de desplazamiento para aquellos trabajadores que se desplazan a las instalaciones de los clientes; la gestión interna de documentación para la presentación de ERTEs, como pueden ser apoderamientos para permitir a un tercero la presentación de documentación por parte de la empresa; los certificados entre empresa y trabajador para cualquier fórmula adicional de conciliación; la comunicación al trabajador de que ha entrado en un ERTE y la posibilidad de firmar su acuerdo, entre otros.

La gestión de personas, digitalizada de manera segura

Tal y como explica Díaz de Otazu, “Metaposta nos ofreció desde que empezamos con ellos en 2018 un canal eficiente y seguro para la entrega y recepción de la información interna, que nos asegura a su vez el cumplimiento de la legislación en cuanto a la protección de datos sensibles. Una de las primeras acciones fue crear un buzón seguro digital con Metabox a todos los trabajadores para la entrega de las nóminas. Con el tiempo, estas herramientas las hemos extendido también a la gestión de las comunicaciones externas.”

Además, la empresa vio la necesidad de agilizar los procesos de firma y modificaciones de contratos, dado que parte de nuestro personal trabaja en las propias oficinas de nuestros clientes, “con la solución Metafirma, también de Metaposta, vimos que podíamos aligerar los procesos administrativos del departamento: firma digital de contratos de trabajo, incluso a través del móvil, envío del 10-T, firma clausulas de confidencialidad, gestión del Plan de Formación, etc.”

Ventajas principales Metafirma y Metabox:

• Confidencialidad y custodia de los datos personales en un canal completamente seguro.
• Facilidad de realizar las comunicaciones, tanto a los trabajadores como a los sindicatos (en caso de ERTEs o similar).
• Agilidad de los procesos: se trabaja en tiempo real, sin llamadas, envíos por mensajero ni esperas de varios días.
• Fácil y rápida implantación, transparente y sin afectar a la actividad del día a día.

En IbaiScanbit llevamos más de 25 años ayudando a nuestros clientes a gestionar su información y a implantar las tecnologías informáticas más avanzadas. Estamos ubicados en Vitoria-Gazteiz y pertenecemos a Grupo LKS, especializado en consultoría tecnológica.