Toda empresa tiene una serie de procesos que debe manejar a diario, por lo tanto, los empleados suelen tener muchas tareas que realizar.

De manera que siempre es recomendable utilizar la tecnología a nuestro beneficio, para así automatizar los trabajos y hacerlos más eficientes.

Una de las herramientas más recomendables para la gestión documental y de facturas es la tecnología OCR. El implementar un sistema OCR le otorga una serie de beneficios a la empresa, principalmente le permite ahorrar tiempo y tener una organización más efectiva.

¿Qué es la tecnología OCR?

Las siglas OCR provienen del inglés, y significan Reconocimiento Óptimo de Caracteres. Es una tecnología que se utiliza para escanear un documento y reconocer caracteres con la finalidad de extraer la información de una forma más efectiva y rápida.

Luego, dicha información se pasa a un formato digital, almacenándola en un formato legible. En palabras sencillas, con un OCR puedes convertir un documento físico, como una factura, en un archivo digital como PDF o una imagen con datos editables.

Esto representa una gran ventaja para la empresa, ya que luego se puede trabajar con este documento en otras aplicaciones, o simplemente se almacena para fines de organización y reducir espacio.

De manera que cuando la empresa implementa la tecnología OCR para digitalizar sus documentos, puede tener una mejor gestión de esta área y además, su información estará siempre en un lugar seguro y de fácil ubicación.

Es importante destacar que digitalizar un documento por medio del OCR no es lo mismo que escanearlo. Al escanear una factura, por ejemplo, lo que tendrás es una imagen de la misma, pero no puedes hacer más nada con dicha imagen.

En cambio, con la tecnología OCR puedes convertir el documento en uno digital, es decir, podrás editarlo y utilizar su información.

Ventajas de utilizar un OCR

Muchas empresas todavía tienen procesos manuales de gestión documental. Aunque puedan pensar que esta es la manera más sencilla de hacerlo, en realidad representa un trabajo tedioso.

Por lo tanto, el objetivo debe ser optimizar los procesos de digitalización para que así los empleados no pasen horas transcribiendo un documento, sino que puedan hacer esta tarea en tan solo minutos.

De manera que es recomendable utilizar la tecnología OCR para mantener a la empresa actualizada en cuanto a tendencias tecnológicas y generar una evolución en sus procesos de material documental.

Entre las ventajas de utilizar un OCR están las siguientes:

• Mayor productividad: no se necesitará trabajar manualmente en la digitalización de facturas y documentos, ya que este proceso será más rápido y eficiente gracias al OCR. Por lo tanto, los empleados se pueden enfocar en otras tareas más relevantes.
• Fácil acceso a la información: debido a que los documentos y facturas estarán digitalizados y almacenados en un solo lugar, es más fácil buscarlos y recuperarlos en caso de que se necesite la información que contienen.
• Menos costos: al digitalizar documentos no necesitarás tener tanto papel ni gastar tinta en imprimirlos. Se pueden enviar fácilmente por correo a las personas interesadas y no será necesario distribuir copias en físico.
• Conservar mejor los documentos: aunque puedas tener un espacio físico o un almacén para guardar los documentos, esto puede no ser lo más recomendable, ya que con el paso del tiempo acumulan polvo y se deterioran. En cambio, si se digitalizan, la información que contienen estará siempre disponible y por lo tanto se alarga el ciclo de vida del documento.
• Mejor recepción de facturas: este proceso se convierte en algo automatizado.

En definitiva, utilizar un OCR para la gestión de documentos es una de las mejores soluciones tecnológicas que puede implementar una empresa.