La automatización de un proceso se refiere a la utilización de tecnología, recursos e integración de sistemas y datos para hacer más fácil algo que se realizaba manualmente. En el ámbito empresarial puede ser un paso importante porque permite lograr mayor efectividad y aumentar la competitividad.
¿En qué consiste la automatización de procesos?
Automatizar un proceso documental consiste en usar la tecnología y los recursos que tengamos a nuestro favor para así ahorrar esfuerzo y tiempo. Debido a que toda empresa produce una gran cantidad de documentos, se hace necesario implementar una gestión documental apropiada para así mejorar los procesos administrativos.
De manera que la automatización de un proceso documental permite trasladar la gestión manual por medio de procesos automáticos o semiautomáticos. Esto se puede lograr gracias a las tecnologías de información, como por ejemplo software especializado o sistemas que respalden diferentes actividades.
No obstante, la automatización debe estar alineada con la estrategia de gestión de la empresa, ya que se basa en sus necesidades específicas. Por lo tanto, el primer paso será identificar y revisar los procesos documentales que pueden empezar a la transición de manual a automático.
¿Por qué realizar la automatización de procesos documentales?
Hay numerosos motivos para implementar la automatización de procesos documentales en la empresa:
- Mejorar el proceso de gestión de documentos y de flujo de trabajo
- Disminuir costos en los diferentes pasos del proceso
- Ahorrar tiempo y esfuerzo para que el personal pueda concentrarse en otras tareas
- Incrementar la productividad en la organización
- Minimizar los errores, riesgos y fallas en los procesos en tiempo real
¿Cómo realizar la automatización de un proceso documental?
El primer paso para realizar la automatización de un proceso documental será definir el flujo de trabajo del determinado proceso que se quiere automatizar. Esto permitirá estandarizar el proceso para definir las herramientas, sistemas y tecnología a utilizar.
El objetivo siempre será mejorar el flujo de trabajo, para así alcanzar los objetivos efectivamente y sin errores.
En este sentido, es importante considerar los diferentes componentes de la automatización de documentos, como los siguientes:
- Gestión de documentos administrativos
- Descripción documental basada en las normas
- Uso de metadatos para la recuperación de información
- Uso de calendarios de retención para la transferencia documental
- Tablas de retención documental para la taxonomía de los documentos
- Fiabilidad y autenticidad de documentos electrónicos
- Digitalización de documentos
¿Cuáles son las etapas de la automatización de procesos documentales?
Una vez que se han definido todos los componentes del proceso de automatización, es necesario pasar por una serie de etapas para así hacer una transición efectiva de los procesos manuales a automáticos.
- Diagnóstico y análisis del estado actual de los procesos documentales de la empresa que se desean automatizar
- Determinar los resultados que se quieren lograr por medio de la automatización, así como los beneficios que aportará.
- Estructurar los flujos de procesos, identificando el comportamiento de cada uno para conocer los modelos y obtener aprobación
- Ejecutar la metodología propuesta por medio de las herramientas disponibles
- Hacer una etapa de pruebas para validar que cumplan con lo establecido. Esto permite determinar los cuellos de botella y aspectos que se pueden mejorar
- Proceder con la gestión del cambio para educar a los empleados de la organización acerca de cómo se realizan los procesos. Esto permite que haya una mejor adaptabilidad y que los usuarios puedan usar los procesos de manera eficaz.
- Hacer que los procesos ya estén disponibles para los usuarios.
- Finalmente, se debe hacer un monitoreo constante y seguimiento a los procesos que han sido automatizados. Esto permitirá hacer una retroalimentación e implementar ajustes necesarios para su optimización.
