Estos son los principales beneficios que ofrece la automatización en la gestión de facturas:
1. Reducción de errores humanos
En el procesamiento manual existen las probabilidades de cometer errores como la introducción de cifras incorrectas, datos duplicados o pérdidas de documentos, ya que implica ingresar datos en varias ocasiones.
Con una solución automatizada las facturas se procesan digitalmente desde el principio, lo que minimiza los errores comunes que surgen durante el proceso manual. Además,asegura que la información contable sea precisa y confiable.
2. Optimización del tiempo
El procesamiento manual de facturas se deben revisar cada documento, ingresarlo en el sistema, verificar su validez y luego almacenarlo correctamente, lo que puede tomar horas o incluso días.
Sin embargo, con la automatización el tiempo de procesamiento se reduce drásticamente, pues las facturas se procesan en minutos. Así los empleados no realizan tareas tan repetitivas y pueden centrarse en otras actividades.
3. Reducción de costes operativos
Para una pyme el control de los costes es esencial para mantener la rentabilidad. A este respecto, la automatización de facturas reduce significativamente los costes operativos asociados a la gestión de facturas.
Al disminuir los errores se tiene menos retrabajo y menos disputas con los proveedores. Además, al reducir el tiempo necesario para procesar cada factura la empresa puede disminuir la cantidad de recursos dedicados a esta tarea.
4. Mejora en la relación con proveedores
Los retrasos en los pagos debido a errores o demoras en el procesamiento de facturas son una de las principales fuentes de conflictos con los proveedores. Contrario a ello, la automatización mejora las relaciones con los proveedores.
Al automatizar la gestión de facturas, las pymes pueden asegurar que las facturas se procesen a tiempo, lo que resulta en pagos más rápidos y por tanto en una relación comercial más fluida y confiable.
5. Acceso en tiempo real a la información
Con un sistema automatizado las pymes pueden tener acceso instantáneo a toda la información relacionada con sus facturas. Esta visibilidad facilita la toma de decisiones financieras informadas y garantiza un mayor control sobre los flujos de caja.
6. Cumplimiento normativo
Las soluciones automatizadas ayudan a garantizar que las facturas cumplan con todos los requisitos legales, almacenando la información de manera segura y accesible para auditorías. Esto reduce el riesgo de multas o sanciones por errores en la gestión de documentos y asegura que la empresa opere dentro del marco legal establecido.
La automatización en la gestión de facturas, con herramientas como Kofax ReadSoft, reduce errores, costes operativos y mejora el cumplimiento normativo. Además, libera recursos y tiempo, lo cual permite a las pymes enfocarse en su crecimiento.
Sin duda, en un entorno competitivo, adoptar estas soluciones tecnológicas no es solo una ventaja, sino esencial para su sostenibilidad y éxito a largo plazo.
