Los repositorios digitales se han convertido en una solución excelente para satisfacer la necesidad de las empresas de almacenar, preservar y difundir su información de manera segura y sencilla a todos los usuarios interesados.
Uno de los aspectos más importantes al momento de implementar un repositorio digital en una institución u organización es seleccionar un software que se utilizará para el desarrollo.
En este caso, una de las opciones preferidas es DSpace, que es una alternativa popular para administrar bibliotecas o colecciones digitales.
¿Qué es DSpace?
DSpace es un software que utilizan las organizaciones o instituciones para facilitar la organización de la información digital.
Fue diseñado por el MIT (Massachussets Institute of Technology) y HP Labs como un software de código abierto, que tuviera la finalidad de gestionar repositorios de archivos. En la actualidad, es utilizado en más de 70 países y se pueden añadir una gran variedad de productos como libros, videos, documentos, datos, fotos, y más en sus catálogos.
Funcionalidades de DSpace
Una de las ventajas de DSpace es que cuenta con un conjunto de herramientas que son muy útiles para las empresas que quieren tener una buena administración de su información. Entre las funcionalidades de DSpace están las siguientes:
Personalización
DSpace permite que el usuario pueda personalizar completamente la interfaz, con la finalidad de que se pueda adaptar al diseño o características del sitio web de su empresa u organización. Esto permite que la plataforma sea más intuitiva para sus usuarios y para el personal.
Entre las opciones de personalización están dos: una interfaz basada en JSP y otra basada en XML.
La personalización de la interfaz se puede hacer tanto a nivel de estilo como de estructura.
Creación de comunidades y colecciones
Otra de las funcionalidades que tiene DSpace es que los repositorios se pueden estructurar en comunidades y colecciones. De la misma manera, las comunidades pueden contener sub-comunidades y/o colecciones, mientras que dentro de las colecciones están los documentos.
Por otro lado, las colecciones pueden tener un esquema de metadatos personalizado, e incluso contar con restricciones de acceso definidas por la empresa.
En cuanto a los archivos que pueden estar en las colecciones están archivos de sonido, texto, imágenes y video.
Búsquedas y listados
En cuanto a la búsqueda de la información, en DSpace es posible configurar los criterios al gusto de la empresa. Por lo tanto, se puede elegir mostrar la información de la manera en que a la organización mejor le convenga, dependiendo de la información que quiere que vea el usuario.
El usuario puede hacer una búsqueda consulta simple, bien sea por título, materia, resumen, autor, etc. O también optar por una consulta avanzada. En este caso, la organización definirá los campos de búsqueda que quiere que aparezcan.
Idioma del repositorio
DSpace está originalmente en inglés, pero esto no es un problema, ya que tiene la opción de cambiar el idioma por medio de la configuración.
El programa está disponible en más de 20 idiomas, por lo que se puede configurar dependiendo del público objetivo o para que el personal lo pueda manejar en su idioma.
No obstante, DSpace también tiene la opción de configuración para varios idiomas, lo que permite que el usuario que ingrese pueda ver la plataforma en el idioma que ha configurado su navegador web. Es por tanto una alternativa ideal para las empresas multilingües.
Gestión de usuarios
Por último, en DSpace se puede hacer la planificación en cuanto a las personas que interactuarán con la plataforma.
En general, cuenta con un acceso público donde cualquier usuario puede ver la información sin necesidad de registrarse, y también con un acceso registrado, donde el usuario puede consultar colecciones restringidas.
