Digitalización y tratamiento documental
Desde hace años grandes empresas y pymes han alcanzado a mejorar su productividad gracias a la digitalización. Han adoptado la tecnología para mejorar la gestión documental y con ello, convertirse en un negocio más eficiente.
Sin embargo, es necesario llevar a cabo un proceso de cambio progresivo en el que todos los empleados sean capaces de adaptarse y avanzar. Un entorno en el que la documentación ya no se encontrará en formato físico sino digital, con la finalidad de automatizar procesos.
Así que, si estás pensando en avanzar de la mano con la tecnología y digitalizar los documentos de tu negocio, aquí puedes conocer todo lo que necesitas saber sobre la digitalización y tratamiento documental.
¿En qué consiste la digitalización de documentos?
La digitalización es básicamente convertir un documento en papel o físico a lo digital. Este proceso facilita la búsqueda de información al momento, es capaz de automatizar otros procesos y mejora la productividad de un negocio.
Tal acción va de la mano de aquellas empresas y pymes en vía de digitalización o que emplean herramientas tecnológicas para fomentar la interacción entre sus miembros y los clientes.
Por otra parte, desde el momento en el que se implementó la digitalización de documentos, se genera un ahorro significativo en el almacenamiento de información, lo cual implica costes más bajos.
Tratamiento documental
Una vez que se ha digitalizado toda la información necesaria, la gestión o tratamiento documental será mucho más sencilla y eficiente. Para ello se requiere de un software para almacenar, buscar y distribuir dichos documentos cuando sea necesario.
En otras palabras, tanto la digitalización como el tratamiento documental tienen la capacidad de incrementar y acelerar procesos para el beneficio de la empresa.
¿Qué tipo de documentación se puede digitalizar?
Todo documento puede ser digitalizado sin problemas según su tipo. Por ejemplo, vídeos en formatos antiguos como VHS a mp4, documentos analógicos, facturas, entre otros. Sin embargo, existe una serie de requerimiento para documentos específicos.
Por ejemplo, en España los documentos de índole legal deben cumplir con la normativa vigente de la NTI. Considerando el formato, su resolución y la digitalización debe ser fiel al formato original. Lo mismo aplica en las facturas para poder ser conservadas en formato digital.
En este último caso, es necesario contar con un software homologado y firma digital que previamente haya sido aprobado por la AEAT. Además de lo anterior, también puede digitalizar fotografías, planos, seguros, información y pedidos de clientes, entre otros.
Ventajas y beneficios de la digitalización
Ciertamente tanto la automatización como la eficiencia y productividad son algunas de las ventajas que ofrece la digitalización. A estas debemos enumerar otras de suma importancia que te harán iniciar la transformación de tu negocio. ¡Comencemos!
Ahorro en espacio y dinero
Gracias a la digitalización se pueden almacenar aquellos documentos que sólo ocupan espacio y pueden ser eliminados sus formatos originales. Por lo que se ahorra espacio de almacenamiento y dinero para garantizar que estos se conserven en óptimas condiciones.
Es un respaldo seguro
El almacenamiento de documentos en formato digital es controlado y seguro. Por lo que, dependiendo de su importancia, solo algunos empleados podrán acceder a ellos y lo mejor, existe menor riesgo de pérdidas, deterioro y acciones delictivas que pongan en riesgo la integridad de la empresa.
Menos tiempo de búsqueda y acceso en minutos a la información
Con la digitalización de documentos el acceso a ellos es mucho más sencillo y apenas tomará unos minutos. Cualquier empleado necesite un archivo específico, solo tiene que buscarlo en el sistema sin tener que revisar libros o folios de forma manual. Sin lugar a duda, un ahorro de tiempo significativo.
Se puede acceder a los documentos en cualquier momento
El acceso remoto a los documentos digitalizados es una de las grandes ventajas de nuestra lista. Si un empleado se encuentra fuera de la oficina, reunión de negocios o desde su hogar podrá realizar cualquier consulta a estos documentos para cumplir con sus obligaciones sin restricciones.
Aunado a esto, un negocio o empresa con sucursales tendrá la oportunidad de compartir documentos que sean requeridos en segundos. De esta manera, no tendrá que enviar documentos físicos y los empleados no necesitan trasladarse de un lugar a otro. Esto implica retraso y la digitalización no da cabida a ello.
