Las tareas administrativas representan una de las áreas más importantes de la empresa, no obstante, suelen ser tediosas y significar un gran costo de dinero para la empresa.
Por lo tanto, se hace necesario implementar la tecnología para así lograr la optimización de los procesos y hacer que los empleados trabajen de una manera más eficiente, enfocándose en tareas críticas en vez de aquellas que son repetitivas y que no aportan un valor diferencial.
¿Qué es la automatización de procesos administrativos?
La automatización de procesos administrativos es simplemente usar la tecnología y la integración de sistemas y datos para realizar un proceso que antes se ejecutaba manualmente.
De manera que la empresa puede utilizar la tecnología a su favor para así ahorrar tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, se permite simplificar los diferentes procesos administrativos que por lo general consisten en tareas recurrentes que suelen consumir mucho tiempo.
Sin embargo, es importante destacar que para poder hacer la automatización de procesos es necesario que el flujo de trabajo esté bien definido, es decir, tener claro quiénes intervienen en el proceso, cuál es la información que se maneja, qué clase de acciones se realizan y cuál es el resultado final.
¿Cuáles procesos administrativos se pueden automatizar?
Los procesos administrativos se caracterizan por ser repetitivos y tediosos, por lo tanto, es importante identificar cuáles se pueden automatizar para así mejorar la eficiencia y productividad de la organización.
Entre los procesos administrativos que se pueden automatizar están los siguientes:
- Conciliaciones bancarias
- Elaboración de informes
- Facturación
- Atención al cliente
- Recopilación de datos
- Selección de personal
- Elaboración de presupuestos
No todos los procesos administrativos se pueden automatizar. No obstante, en su gran mayoría pueden ser automatizados siempre que cumplan con lo siguiente:
- El proceso tiene que manejar un alto volumen de datos
- Cualquier error que se cometa en el proceso es crítico para la empresa
- Está compuesto por tareas y acciones repetitivas que consumen mucho tiempo
- Se requiere manejar diferentes fuentes de información y documentos en lugares distintos
¿Cómo se puede implementar la automatización de procesos?
Para implementar la automatización de procesos, es necesario seguir una serie de pasos:
- Es necesario que el proceso esté 100% estandarizado para que no ocurran errores y funcione bien.
- El siguiente paso será crear la estrategia de automatización sin que se produzcan efectos negativos. Esto involucra escoger el software que es más apropiado para el proceso administrativo.
- La siguiente fase será la de implementación, donde se inserta el proceso modelado y se define todo lo necesario para que funcione.
- Se realiza la revisión y monitorización del proceso para verificar si está funcionando al 100% o si es necesario corregir errores para garantizar un óptimo funcionamiento.
- Por último, ya cuando el sistema está implementado en su totalidad y está funcionando correctamente, se debe realizar un seguimiento continuo de igual forma para asegurar que todo se desarrolle apropiadamente.
Ventajas de la automatización de procesos administrativos
Automatiza los procesos administrativos de una empresa puede brindarle una serie de beneficios:
- Disminuir costes en los diferentes procesos es una de las principales ventajas que aporta la automatización de procesos, ya que la empresa puede identificar los gastos innecesarios y eliminarlos.
- La empresa estandariza sus procesos eficientemente lo que permite que haya una mayor calidad en su servicio y que se sigan todas las pautas establecidas.
- Se aceleran los procesos y por lo tanto hay una mayor agilidad operativa que permite acortar ciclos de producción y eliminar la repetición innecesaria
- Permite que haya una disminución de errores ya que los flujos de trabajo serán más efectivos.
- Existe una mejor coordinación entre los departamentos que están involucrados en el proceso