1. Redes privadas virtuales (VPN): Las VPN encriptan la información que se transmite, protegiendo los datos sensibles. Su uso garantiza que los empleados puedan conectarse a la red corporativa de manera segura sin importar su ubicación.
2. Autenticación multifactor (MFA): Con MFA los empleados deben proporcionar más de una forma de verificación, lo que reduce el riesgo de accesos no autorizados.
3. Actualización y gestión de parches: Mantener los sistemas operativos y el software actualizado es crucial para evitar vulnerabilidades que puedan ser aprovechadas por cibercriminales.
4. Formación en ciberseguridad: Las empresas deberían invertir en la formación continua sobre prácticas de seguridad como la detección de correos electrónicos sospechosos y la importancia de utilizar contraseñas seguras.
5. Monitorización de redes: Implementar herramientas de monitorización en tiempo real ayuda a detectar actividades inusuales en las redes. Esto permite responder rápidamente a cualquier intento de acceso no autorizado o ataque.

El papel de la nube en la seguridad del teletrabajo

La migración a la nube ha sido clave para muchas empresas que buscan adaptarse al teletrabajo. Al alojar sistemas y datos en entornos de nube seguros las empresas pueden garantizar que la información esté disponible para sus empleados sin comprometer la seguridad.

Los principales proveedores de servicios en la nube ofrecen soluciones avanzadas de seguridad que incluyen cifrado de datos, control de accesos y auditorías constantes para identificar y mitigar posibles vulnerabilidades.

No obstante, es importante recordar que la seguridad en la nube es una responsabilidad compartida. Aunque los proveedores de servicios en la nube ofrecen una infraestructura segura, las empresas deben implementar políticas internas para asegurar que los datos almacenados y transmitidos a través de la nube estén protegidos.

La seguridad de las infraestructuras tecnológicas es esencial en la era del teletrabajo. Adoptar tecnologías como VPNs, autenticación multifactor y soluciones en la nube, junto con la formación de empleados y la monitorización de redes puede garantizar operaciones seguras y eficientes. Gracias a ello, las empresas estarán mejor preparadas para los desafíos futuros, protegiendo sus datos y manteniendo la productividad.

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En esta entrada, analizaremos por qué garantizar la seguridad tecnológica es clave para cualquier organización en la era digital y qué medidas implementar.

El teletrabajo y los modelos híbridos

La adopción del teletrabajo no es una tendencia pasajera. La pandemia de COVID-19 aceleró su implementación, pero su éxito ha asegurado que muchas empresas mantengan o incluso amplíen sus políticas de trabajo remoto y modelos híbridos.

De hecho, según estudios recientes, más del 50% de las empresas globales han implementado o planean adoptar modelos de trabajo híbrido, combinando el trabajo presencial y remoto. Sin embargo, este cambio en la forma de trabajar trae consigo un aumento en la exposición a ciberataques y amenazas.

Las redes corporativas, que antes solían estar protegidas por cortafuegos y sistemas de seguridad físicos, ahora deben expandirse y adaptarse a múltiples dispositivos conectados desde distintos puntos geográficos, ya que cada uno puede representar una vulnerabilidad.

Los desafíos de seguridad en infraestructuras tecnológicas

La implementación de un entorno de trabajo remoto o híbrido requiere un enfoque integral para asegurar las infraestructuras tecnológicas. Algunas de las principales amenazas que enfrentan las empresas en este contexto incluyen:

• Accesos no autorizados: La conexión de empleados desde diferentes redes expone a accesos no controlados o inseguros. Además, las redes domésticas suelen carecer de los niveles de seguridad que tienen las redes empresariales.
• Fugas de datos: La transmisión constante de información sensible a través de conexiones a veces inseguras puede llevar a filtraciones de datos, ya sea por ciberataques o errores humanos.
• Ataques de phishing: El aumento de correos electrónicos y comunicaciones en línea incrementa el riesgo de ataques de phishing, donde los empleados pueden ser engañados para entregar credenciales o información confidencial.

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Uno de los aspectos más importantes al momento de implementar un repositorio digital en una institución u organización es seleccionar un software que se utilizará para el desarrollo.

En este caso, una de las opciones preferidas es DSpace, que es una alternativa popular para administrar bibliotecas o colecciones digitales.

¿Qué es DSpace?

DSpace es un software que utilizan las organizaciones o instituciones para facilitar la organización de la información digital.

Fue diseñado por el MIT (Massachussets Institute of Technology) y HP Labs como un software de código abierto, que tuviera la finalidad de gestionar repositorios de archivos. En la actualidad, es utilizado en más de 70 países y se pueden añadir una gran variedad de productos como libros, videos, documentos, datos, fotos, y más en sus catálogos.

Funcionalidades de DSpace

Una de las ventajas de DSpace es que cuenta con un conjunto de herramientas que son muy útiles para las empresas que quieren tener una buena administración de su información. Entre las funcionalidades de DSpace están las siguientes:

Personalización

DSpace permite que el usuario pueda personalizar completamente la interfaz, con la finalidad de que se pueda adaptar al diseño o características del sitio web de su empresa u organización. Esto permite que la plataforma sea más intuitiva para sus usuarios y para el personal.

Entre las opciones de personalización están dos: una interfaz basada en JSP y otra basada en XML.

La personalización de la interfaz se puede hacer tanto a nivel de estilo como de estructura.

Creación de comunidades y colecciones

Otra de las funcionalidades que tiene DSpace es que los repositorios se pueden estructurar en comunidades y colecciones. De la misma manera, las comunidades pueden contener sub-comunidades y/o colecciones, mientras que dentro de las colecciones están los documentos.

Por otro lado, las colecciones pueden tener un esquema de metadatos personalizado, e incluso contar con restricciones de acceso definidas por la empresa.

En cuanto a los archivos que pueden estar en las colecciones están archivos de sonido, texto, imágenes y video.

Búsquedas y listados

En cuanto a la búsqueda de la información, en DSpace es posible configurar los criterios al gusto de la empresa. Por lo tanto, se puede elegir mostrar la información de la manera en que a la organización mejor le convenga, dependiendo de la información que quiere que vea el usuario.

El usuario puede hacer una búsqueda consulta simple, bien sea por título, materia, resumen, autor, etc. O también optar por una consulta avanzada. En este caso, la organización definirá los campos de búsqueda que quiere que aparezcan.

Idioma del repositorio

DSpace está originalmente en inglés, pero esto no es un problema, ya que tiene la opción de cambiar el idioma por medio de la configuración.

El programa está disponible en más de 20 idiomas, por lo que se puede configurar dependiendo del público objetivo o para que el personal lo pueda manejar en su idioma.

No obstante, DSpace también tiene la opción de configuración para varios idiomas, lo que permite que el usuario que ingrese pueda ver la plataforma en el idioma que ha configurado su navegador web. Es por tanto una alternativa ideal para las empresas multilingües.

Gestión de usuarios

Por último, en DSpace se puede hacer la planificación en cuanto a las personas que interactuarán con la plataforma.

En general, cuenta con un acceso público donde cualquier usuario puede ver la información sin necesidad de registrarse, y también con un acceso registrado, donde el usuario puede consultar colecciones restringidas.

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No obstante, en algunas circunstancias, se hace complicado identificar, consultar y compartir la información por distintos motivos, bien sea porque la empresa genera muchos documentos o porque son en una gran variedad de formatos.

En este caso, lo más apropiado es implementar un repositorio digital, que ayude a la empresa a optimizar este proceso y a brindar una solución apropiada a la disposición de la información generada.

¿Qué es un repositorio digital y para qué sirve?

Los repositorios digitales funcionan como un depósito para los documentos generales. En pocas palabras, un repositorio digital es un archivo donde se pueden almacenar los recursos digitales generados, y que luego cualquier interesado los pueda consultar a través de internet.

En cuanto al tipo de archivo que se puede almacenar en un repositorio digital están los documentos en pdf o en otros formatos, así como otra variedad de archivos como fotos, imágenes, videos, animaciones, etc.

De manera que se convierte en una solución ideal para mantener la información centralizada y estandarizada. Por lo tanto, la institución o empresa que lo implemente, puede organizar y difundir la información de una forma más sencilla.

Aunque por lo general, las universidades e instituciones educativas son las que suelen implementar repositorios para preservar su producción académica y científica, cada vez son más las empresas y organizaciones que están optando por esta solución para almacenar y gestionar toda su producción documental.

Por lo tanto, un repositorio digital sirve para garantizar la preservación, consulta y visibilidad de toda la información generada por una empresa accediendo fácilmente a través de internet.

Ventajas de los repositorios digitales

Una empresa que cuenta con un repositorio digital puede obtener muchos beneficios. No solo porque más personas van a poder acceder a la información valiosa que tienen almacenada, sino también porque genera un beneficio intelectual a la sociedad en su conjunto.

Entre las ventajas de desarrollar e implementar un repositorio digital están las siguientes:

• Permite que la gente pueda acceder a la información
• El contenido generado por la institución u organización se preserva a largo plazo
• Es más sencillo organizar y clasificar la información
• Se puede usar como una herramienta para el intercambio de información
• Permiten la integración con otro software
• La información y datos estarán siempre seguros porque están almacenados digitalmente
• Le brinda prestigio y reconocimiento a la organización en su campo de trabajo
• Permite almacenar de manera organizada toda la información que genera una institución
• Facilita las búsquedas de información por parte de los usuarios.

¿Cómo desarrollar un repositorio digital?

Para poder tener una biblioteca digital en una organización, es necesario contar una planificación y el apoyo de expertos.

La mayoría de las empresas optan por un software libre como DSpace, ya que tiene más opciones de adaptabilidad y menos costos.

El siguiente paso es el de implementación, donde la empresa debe planificar las tareas en un calendario de desarrollo del proyecto. Posterior a eso, es necesario hacer un sistema de evaluación del repositorio, y así determinar si cumple con las expectativas.

Por último, es necesario garantizar la preservación y seguridad del repositorio, al garantizar los objetivos básicos que los datos no se dañarán y que los usuarios puedan acceder a los datos.

Sin embargo, desarrollar un repositorio digital requiere de una serie de pasos como instalación, configuración, desarrollo de funcionalidades específicas, pruebas y más.

Es por esto que desarrollar e implementar un repositorio es un reto tecnológico, y solo puede hacerse con la ayuda de profesionales en el tema.

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El proceso de migración te permite pasar correo electrónico, calendarios, datos de contacto desde vuestro entorno de mensajería directamente a Microsoft 365 u Office 365.

En IBAISCANBIT puedes contar con nosotros para migrar cualquier correo a Microsoft 365 desde un proveedor ya sea tipo POP, IMAP o Exchange, sin temor a perder la información que ya tenías guardada.

Las ventajas del correo en Microsoft office 365

Capacidades profesionales

Todas las capacidades del más que probado servicio de correo profesional Microsoft Exchange en formato nube (buzón accesible online, gestión de usuarios, calendarios, OWA, listas de contactos, etc)

Disponibilidad

La plataforma de Microsoft Office 365 cuenta con una disponibilidad del 99,9%, por lo que la disponibilidad a tu correo no está en duda.

Tampoco el medio de acceso por que desde cualquier dispositivo con Internet podras acceder a TODO tu buzón de correo eléctrico, ya sea con el OWA (Outlook Web Acces) o cualquier cliente de correo electrónico en el que configures tu cuenta.

Seguridad

El sistema de correo electrónico de Microsoft Office 365 cuenta ya con potentes herramientas de antivirus y antispam.

Microsoft cuenta con sistema de copia de seguridad de esta plataforma, y cuenta además con una retención de 30 días en los elementos eliminados y ubicados en la papelera de reciclaje. Si esto no fuera suficiente IBASCANBIT implanta servicios de backup en la nube adicionales para cumplir con las mas exigentes políticas de copias de seguridad.

Crecimiento

En cualquier momento se puede cambiar o incorporar nuevas funcionales al plan de Ms 365 con un bajo coste, por lo que tu crecimiento no estará bloqueado por la necesidad de adopción de nuevas herramientas como sistema de videconferencia (teams), gestión documental (sharepoint), servidor de ficheros (onedrive), ERP (Businnes Central), gestion de tareas para equipos (Planner) o herramientas para analisis empresarial (Power BI).

Para más información sobre office 365: https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365

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Manteniendo la actividad habitual

“Hemos podido mantener nuestra actividad y el calendario habitual del departamento de Recursos Humanos y además absorber las nuevas necesidades de estas circunstancias inesperadas, que implican más burocracia, pero gracias a las herramientas de Metaposta las hemos solventado de forma muy airosa”, explica Óscar Díaz de Otazu, Director de Recursos Humanos. “En 24 horas cerca de 50 personas de la organización ya estaban en disposición de hacer teletrabajo”, enfatiza.

En concreto, en IbaiScanbit la digitalización nos ha facilitado la realización de toda una serie de procedimientos derivados de los efectos del Covid-19: los certificados de desplazamiento para aquellos trabajadores que se desplazan a las instalaciones de los clientes; la gestión interna de documentación para la presentación de ERTEs, como pueden ser apoderamientos para permitir a un tercero la presentación de documentación por parte de la empresa; los certificados entre empresa y trabajador para cualquier fórmula adicional de conciliación; la comunicación al trabajador de que ha entrado en un ERTE y la posibilidad de firmar su acuerdo, entre otros.

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