Tradicional (on-premise)

Todo se instala y se gestiona dentro de la empresa. Esto ofrece un control total, pero también mayores costes y mantenimiento.

Virtualizada

Se utilizan entornos virtuales que simulan hardware físico. Esto permite ahorrar espacio, reducir costes y mejorar la eficiencia operativa.

Infraestructura en la nube

Permite operar sin necesidad de equipos físicos locales. Todo se ejecuta en servidores externos a través de internet. Para ello las opciones más comunes son:

• Nube pública: como AWS, Azure o Google Cloud.
• Nube privada: es una infraestructura exclusiva de la empresa.
• Nube híbrida: combinación de ambas.

¿Por qué es tan importante para las empresas?

La infraestructura IT ya no es solo una cuestión técnica, sino una ventaja competitiva directa. Algunos de sus beneficios clave incluyen:

• Mayor eficiencia operativa: automatiza tareas, reduce errores y agiliza procesos diarios.
• Escalabilidad: permite crecer sin necesidad de rehacer toda la base tecnológica.
• Seguridad de la información: protege los datos de la empresa y de sus clientes ante ciberataques o fallos.
• Mejora la toma de decisiones: el acceso rápido y centralizado a la información permite un análisis más ágil y preciso.
• Flexibilidad laboral: facilita el trabajo remoto, el uso de dispositivos móviles y la colaboración desde cualquier lugar.

La infraestructura IT es como la estructura de un edificio; es decir, no siempre se ve, pero si falla todo se tambalea. Por lo que invertir en una infraestructura sólida, segura y alineada con los objetivos del negocio es una decisión estratégica, no solamente técnica. Las empresas que lo entienden no solo sobreviven, sino que crecen y lideran.

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Se trata de un sistema integrado de gestión bibliotecaria (ILS) de código abierto que permite a las bibliotecas organizar, catalogar y compartir sus colecciones de manera eficiente. Este software no solo facilita la administración diaria de las bibliotecas, sino que también permite la preservación de información.

Una de las grandes ventajas de KOHA es su flexibilidad para gestionar tanto colecciones físicas como digitales. Esto es muy útil en un entorno donde los archivos digitales están cada vez más presentes en las bibliotecas.

Además, KOHA fomenta el intercambio de información entre bibliotecas. Al ser un software Open Access, permite la interconexión entre diferentes bibliotecas y sistemas, lo que facilita la creación de redes colaborativas de preservación de información.

La preservación digital con Open Access

La gran fortaleza del software Open Access con herramientas como DSpace y KOHA radica en su capacidad para fomentar la colaboración y el acceso abierto al conocimiento. Este es accesible para cualquier institución, independientemente de su presupuesto, ofreciendo todas sus beneficios a bibliotecas y archivos de distintos tamaños y recursos.

Además, el hecho de que estas herramientas sean desarrolladas de manera colaborativa asegura que estén en constante evolución. Esto garantiza que las soluciones que ofrecen a los usuarios estén a la vanguardia de la tecnología y respondan a las crecientes demandas de la preservación digital.

Por otro lado, Open Access también refuerza la sostenibilidad de las soluciones digitales. Al compartir las mejoras y desarrollos en código abierto, las bibliotecas y archivos no dependen de un proveedor único. Esto ofrece mayor seguridad a largo plazo y la posibilidad de adaptar los sistemas a sus necesidades específicas.

El software Open Access, representado por herramientas como DSpace y KOHA, es fundamental en la preservación digital de bibliotecas y archivos. Con ello se obtienen soluciones flexibles y accesibles que aseguran el acceso y preservación de la información a largo plazo.

En un mundo donde la información es el recurso más valioso el rol de estas plataformas no puede ser subestimado, ya que permiten que el conocimiento perdure y esté al alcance de todos.

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El software Open Access, con herramientas como DSpace y KOHA, se ha vuelto esencial para instituciones académicas y de investigación, desempeñando un papel clave en la preservación y acceso de información.

DSpace: Preservación y acceso de repositorios digitales

La capacidad de DSpace para almacenar y preservar documentos, tesis, publicaciones científicas y otros tipos de contenido académico ha facilitado enormemente el trabajo de bibliotecas universitarias y centros de investigación.

Al ser una herramienta Open Access, DSpace permite a las instituciones personalizar el sistema según sus necesidades, lo que resulta vital para cumplir con los requisitos de preservación digital.

El sistema de DSpace está diseñado para garantizar el acceso a largo plazo a los documentos almacenados; es decir, se asegura que la información esté disponible no solo para los usuarios actuales, sino también para futuras generaciones.

Para ello, esta herramienta utiliza una arquitectura basada en estándares abiertos que permite el acceso, distribución y preservación de contenido digital, reduciendo el riesgo de obsolescencia tecnológica.

Además, facilita el trabajo colaborativo entre instituciones. Mediante su comunidad global de desarrolladores y usuarios, este software recibe mejoras constantes lo que lo convierte en una herramienta cada vez más eficiente y segura para la preservación de información.

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En esta entrada, detallaremos cómo la automatización reduce errores, mejora la eficiencia y disminuye los costes operativos, lo cual puede mejorar o hacer más efectiva la operación de una pyme.

¿Qué es la automatización en la gestión de facturas?

Se refiere al uso de un software especializado para capturar, procesar y almacenar de manera eficiente las facturas electrónicas y en papel. En lugar de depender de métodos manuales, la automatización permite a las empresas gestionar grandes volúmenes de facturas con mayor precisión y rapidez.

Una solución destacada en este campo es el software Kofax ReadSoft. Este captura, extrae y organiza los datos de las facturas de forma automática y sin intervención humana. Además, puede integrarse con sistemas de contabilidad o ERP (Planificación de Recursos Empresariales), facilitando así el flujo de trabajo entre departamentos.

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1.      Mejor acceso a la información

Con la catalogación bibliográfica se mejora de manera significativa el acceso a la información. Esto se debe a que, al contar con un sistema bien organizado de catálogos, los usuarios pueden ver fácilmente descripciones detalladas de los recursos disponibles que incluyen autor, título, tema y otros puntos de acceso.

Gracias a ello, todo el trabajo que tendría buscar una información específica en una gran cantidad de libros y documentos que no tienen ningún orden ni catalogación, se hace un proceso mucho más rápido y sencillo, pues, al implementar un sistema de catalogación los usuarios no tienen que revisar manualmente cada libro o documento.

2.      Facilidad en la gestión de colecciones

La catalogación bibliográfica es una excelente herramienta invaluable para las bibliotecas y otras instituciones en el proceso de gestionar sus colecciones. Con ello se logra mantener un registro preciso de todos los materiales disponibles haciendo más fácil la administración de adquisiciones, préstamos y el mantenimiento general de la colección.

Además, con la catalogación se puede identificar si existen duplicados, así como gestionar el inventario y evaluar el estado de los materiales. De esto modo se puede mantener actualizado y en buen estado la colección.

3.      Mayor consistencia en la búsqueda de información

Con la catalogación se adoptan estándares que garantizan una descripción de los recursos uniforme y consistente. Esto es sumamente útil cuando existen redes de bibliotecas o consorcios que comparten información, ya que facilita el préstamo interbibliotecario y la cooperación entre instituciones.

Adicional a ello, con los estándares los usuarios pueden encontrar información de manera uniforme sin importar la biblioteca que visiten, lo cual aporta una mejor experiencia para el usuario y hace más eficiente el proceso de aprendizaje e investigación.

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Estudio de la situación actual

Lo primero que se realiza en una auditoría informática es una planificación inicial. Esta consiste en realizar un análisis de la situación actual de los sistemas informáticos de la organización así como de la seguridad implementada.

Por medio de esta planificación se pueden trazar los objetivos que se quieren lograr para mejorar la integridad de los sistemas informáticos.

Análisis profundo

Una vez que se ha realizado la evaluación de los sistemas, el siguiente paso será analizar los riesgos y amenazas a los que están expuestos los recursos de la empresa.

Se trata de un análisis profundo al software, hardware y red, así como también a la formación que tienen los empleados en cuanto a seguridad informática y a los protocolos de seguridad.

Proponer soluciones

Por medio de la clasificación de los riesgos a los que la empresa está expuesta, se pueden analizar las consecuencias de los mismos y así plantear las soluciones necesarias para disminuirlos.

También se realiza un esquema donde se prioricen los cambios que van a ser implementados, para así comenzar con aquellos que pueden traer las peores consecuencias a la organización.

Implementación

Una vez que se han propuesto las soluciones, el siguiente paso será la fase de implementación de las mismas.

Esto se realizará de acuerdo al calendario propuesto ya que así se solucionan los riesgos más graves y se optimizan los sistemas informáticos de la organización.

Evaluación de resultados

Por último, luego de que se hayan realizado las soluciones, es importante mantener una monitorización del proceso, ya que así se pueden evaluar los resultados. Esto luego permitirá hacer las mejoras pertinentes para alcanzar los objetivos.

En este último paso también se deben establecer sistemas de control para así detectar fallas y corregirlas.

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Tipos de outsourcing informático

El outsourcing informático puede clasificarse en varios tipos, entre los cuales las empresas pueden elegir dependiendo de sus necesidades particulares:

1. Total: el cliente elige delegar todas sus funciones informáticas al proveedor. De manera que el personal externo maneja todo lo relacionado con mantenimiento y sistemas informáticos.
2. Parcial: El cliente delega solo una parte de sus funciones informáticas.
3. Estratégico: el cliente y el proveedor trabajan de manera conjunta para alcanzar una meta en específico. Combinan recursos y personal para lograr el objetivo.
4. De transición: este tipo de outsourcing se usa cuando el cliente necesita que el proveedor gestione un sistema antiguo mientras hace el cambio por un sistema nuevo.
5. Offshore: este servicio se encarga de manejar trabajos informáticos de la empresa en el exterior del país.
6. Múltiple: el cliente contrata a varias empresas para recibir el servicio de outsourcing.
7. Pseudo-outsourcing: el proveedor es una empresa de informática creada por grandes grupos empresariales con la finalidad de ofrecer servicios a empresas asociadas.

¿Qué beneficios proporciona el outsourcing informático?

Contratar a un proveedor de outsourcing informático garantiza una serie de beneficios:

Reducción de costes

Contratar a un proveedor de outsourcing puede ser más asequible que contratar a un especialista informático para la empresa. Además puedes disminuir costos en contratación de personal, en especialización y formación, y en la adquisición de recursos, ya que todo esto lo proporciona el proveedor.

Acceso a profesionales de alto nivel

Al contratar a una empresa de outsourcing, el cliente recibe soporte y atención de profesionales y técnicos actualizados. La empresa siempre tendrá especialistas disponibles para brindar sus conocimientos y solventar cualquier problema que pueda tener el cliente.

Disminución de riesgo

La vulnerabilidad informática es un peligro para toda empresa, por eso, un proveedor de outsourcing es una buena opción para asegurar un mejor manejo de los datos y de la información.

Es una excelente opción para aquellas empresas que han estado lidiando con descuidos, ataques, y otros eventos. El proveedor puede ayudar a crear un sistema seguro para el cliente y así reducir los riesgos.

Mayor productividad

Tanto pequeñas como grandes empresas pueden aprovechar la ventaja de externalizar sus servicios informáticos porque les permite dedicar tiempo y esfuerzos en otras tareas.

Además, aquellas compañías que no tienen un departamento informático sólido, pueden mejorar sus procesos gracias al conocimiento y experiencia del personal suministrado por el proveedor.

Servicios del outsourcing informático

La empresa que opta por el outsourcing informático puede recibir una variedad de servicios como los siguientes:

• Soluciones de oficina remota y servicio técnico
• Soporte informático, mantenimiento y reparación de equipos
• Recuperación de datos, creación de copias de respaldo y demás servicios de seguridad informática
• Análisis y consultoría informática
• Análisis y estudio de costes
• Diseño de redes e implementación
• Solución de problemas de vulnerabilidad y riesgos

¿Qué requisitos debe tener una empresa proveedora de outsourcing informático?

Para seleccionar al mejor proveedor de servicios informáticos es necesario buscar una empresa que siga las mejores prácticas y que ofrezca un servicio de calidad. Entre las características de un proveedor de outsourcing confiable están las siguientes:

1. Revisa los equipos y hace las actualizaciones pertinentes
2. Crea o adapta los programas informáticos necesarios para la empresa o negocio
3. Soluciona de manera efectiva los imprevistos
4. Ofrece formación y actualización a los empleados
5. Brinda asesoría con relación al mejor hardware para la empresa

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Resulta evidente el impacto, y las potenciales ventajas y beneficios que las tecnologías de Inteligencia Artificial pueden aportar a las empresas y en concreto al área de Recursos Humanos de las mismas.

La integración de Inteligencia Artificial en Recursos Humanos supondrá de manera directa la liberación de horas de trabajos mecánicos fácilmente automatizables de tal manera que los responsables del área podrán invertir su tiempo en tareas que requieren un especial trato humano. La automatización supondrá asimismo una disminución de costes, pero sobre todo la mejora de los procesos clave del área de Recursos Humanos, dando a todos los empleados una experiencia más rica y personalizada, y proporcionando a la empresa información clave sobre sus empleados, sus procesos productivos y sobre la propia cultura de la organización.

Estos sistemas no son ciencia ficción y, de hecho, la aplicación de la Inteligencia Artificial en los departamentos de Recursos Humanos ya empieza a ser una realidad en algunas grandes empresas internacionales.

Este es el marco de actuación del proyecto GESTHUM y por el que se pretende el desarrollo de innovadoras soluciones cognitivas basado en las últimas tecnologías de Inteligencia Artificial (chatbots, big data, machine learning, people & learning analytics), que optimice los principales procesos del área de Recursos Humanos (Reclutamiento, Operaciones y Desarrollo del Talento), dentro de la estrategia de transformación digital de nuestras empresas.

El proyecto GESTHUM (www.gesthum.eus) se inició en 2019, y ha finalizado en 2022. El proyecto ha sido financiado dentro del programa HAZITEK, del Departamento de Desarrollo Económico y Competitividad del Gobierno Vasco.

PROYECTO FINANCIADO POR EL PROGRAMA DE AYUDAS DE APOYO A LA I+D EMPRESARIAL – HAZITEK (Número de Expediente ZL-2021/00178)

ACTUACIÓN COFINANCIADA POR EL GOBIERNO VASCO Y LA UNION EUROPEA A TRAVÉS DEL FONDO EUROPEO DE DESARROLLO REGIONAL 2014-2020 (FEDER)

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Mediante esta solución implementada, permite al grupo Jorge Fernández, gestionar el tratamiento de un gran volumen de documentos de facturación; optimizando los tiempos, los flujos de aprobación y minimizando los errores sobre todo el entorno de facturación del grupo.

Gracias a la automatización de este proceso, implantamos un solución que cubre el proceso de facturación de extremo a extremo y lo digitaliza de principio a fin desde la recepción y extracción automática de los datos de las facturas, pasando por la gestión y aprobación de las mismas, hasta su contabilización y pago. Conseguimos aportar un control centralizado sobre la gestión de las facturas, la automatización de los flujos de trabajo y aprobación de facturas, la simplificación de procesos contables y una mejora en la velocidad de procesos contables consiguiendo minimizar los errores de procesamiento.

Las soluciones RPA aplicadas por LKS Next, siguiendo metodología propia, aportan múltiples beneficios a las empresas que realizan tareas repetitivas consiguiendo automatizar y robotizar estos procesos.

La entrada Automatización de Procesos mediante la automatización robótica de procesos (RPA) en Jorge Fernández Cerámicas. se publicó primero en .